Datenschutzerklärung tools4fleets

fleetcompetence GmbH · tools4fleets.com · Version 3, Stand September 2026

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenbearbeitung auf tools4fleets.com ist die fleetcompetence GmbH, Schlattstrasse 20, 9435 Heerbrugg, UID CHE-272.836.613. Anfragen zum Datenschutz: [email protected]. Diese Erklärung richtet sich nach dem schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG).

2. Welche Daten wir bearbeiten

Lizenzdaten: Firma, Kontakt-E-Mail, Lizenzschlüssel, freigeschaltete Tools, Ablaufdatum. Diese Daten erhalten wir beim Abschluss der Lizenz.

Anmelde- und Nutzungsdaten: Bei jeder Anmeldung und Nutzung speichern wir Lizenzschlüssel, Firma des Lizenznehmers, Zeitpunkt, verwendetes Tool, Land sowie Browser- und Gerätetyp. IP-Adressen speichern wir nicht in unseren eigenen Protokollen; beim Betrieb der Plattform kann unser Hosting-Anbieter technische Verbindungsdaten einschliesslich IP-Adressen bearbeiten. Die Einträge werden nach 13 Monaten automatisch gelöscht.

Eingaben in den Rechentools (Lohnwandlung, Kostenwahrheit Full-Service-Leasing, Leasingrechner): Die Eingaben werden für die Berechnung an die Plattform übertragen, dort nur vorübergehend verarbeitet und nicht gespeichert. Eingaben und eigene Standardwerte können zusätzlich im Browser des Nutzers abgelegt werden (lokaler Speicher); diese Daten bleiben auf dem Gerät und werden nicht an uns übermittelt.

Fleet Audit: Angaben zum Unternehmen (u.a. Firma, Adresse, Name und Funktion der Ansprechperson, E-Mail, Telefon, Kennzahlen zur Flotte), die Antworten auf die Audit-Fragen sowie das Kurzresultat und der daraus erstellte Bericht. Bei Pilot-Lizenzen zusätzlich die Antworten im Feedback-Formular.

3. Zweck der Bearbeitung

Wir bearbeiten die Daten, um die Plattform zu betreiben, Lizenzen zu verwalten, Missbrauch (insbesondere die Weitergabe von Lizenzschlüsseln) zu verhindern, Audits auszuwerten, Berichte zu erstellen, die Tools weiterzuentwickeln und mit den Lizenznehmern zu kommunizieren. Eine Verwendung für Werbezwecke Dritter oder ein Verkauf der Daten findet nicht statt.

Soweit Lizenznehmer im Fleet Audit Personendaten ihrer Mitarbeitenden erfassen, bearbeiten wir diese ausschliesslich im Auftrag des Lizenznehmers zur Durchführung des Audits (Allgemeine Lizenzbestimmungen, Ziffer 10).

4. Cookies und lokaler Speicher

Wir setzen technisch notwendige Cookies ein: ein Cookie für die Anmeldung mit dem Lizenzschlüssel (Gültigkeit 30 Tage) und ein Cookie für den Verwaltungszugang der Lizenzgeberin (Gültigkeit 7 Tage). Unser Hosting-Anbieter kann zur Abwehr von Angriffen weitere technisch notwendige Cookies setzen. Einzelne Tools legen Eingaben im lokalen Speicher des Browsers ab (siehe Ziffer 2); diese lassen sich über die Browsereinstellungen löschen. Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies verwenden wir nicht.

5. Empfänger und Bekanntgabe ins Ausland

Die Plattform wird bei Cloudflare, Inc. (USA) betrieben. Cloudflare stellt den Betrieb der Website, den Datenspeicher, den E-Mail-Versand und die Weiterleitung von E-Mails an [email protected] bereit und bearbeitet die Daten in unserem Auftrag. Die Daten werden in einem weltweit verteilten Netz von Rechenzentren gespeichert und bearbeitet, auch in den USA. Cloudflare ist nach eigenen Angaben unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; der Bundesrat anerkennt für zertifizierte Unternehmen einen angemessenen Datenschutz.

Beim Einreichen eines Fleet Audit erhält die Lizenzgeberin eine E-Mail mit Firma, Ansprechperson, Kontaktangaben, Lizenznehmer und Ergebnis; diese E-Mail wird in ihrem Geschäftspostfach gespeichert.

Schriften und alle übrigen Bestandteile der Website werden von der Plattform selbst ausgeliefert; Inhalte von Drittanbietern werden nicht geladen.

6. Aufbewahrung

Lizenzdaten bewahren wir während der Lizenzdauer und danach gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen auf. Anmelde- und Nutzungsdaten werden nach 13 Monaten automatisch gelöscht. Daten des Fleet Audit einschliesslich Bericht und Feedback werden 24 Monate nach der letzten Änderung automatisch gelöscht, auf Verlangen des Lizenznehmers früher. Der Lizenznehmer kann seine Audits und Berichte abrufen, solange seine Lizenz gültig ist.

7. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (HTTPS). Der Zugang zu den Tools ist nur mit gültigem Lizenzschlüssel möglich; die Audits eines Lizenznehmers sind für andere Lizenznehmer nicht einsehbar. Zugriff auf alle Audits haben nur berechtigte Personen der fleetcompetence GmbH über einen passwortgeschützten Verwaltungszugang sowie die für den Betrieb erforderlichen Dienstleister.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre Daten, auf Berichtigung unrichtiger Daten sowie auf Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen. Anfragen richten Sie an [email protected]. Einen möglichen Datenschutzverstoss können Sie dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) melden.

9. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen. Massgebend ist die auf tools4fleets.com veröffentlichte Fassung.